为什么印章管理对贵公司在中国很重要？

对于许多首次接触公司印章的外国人来说，加盖印章的行为可能看起来并不熟悉。在西方实践中，文件和信件通常由个人签署，以确认责任或所有权。然而，在今天的中国商业环境中，公司印章代表着整个公司，对内部管理和外部交易都至关重要。文件一旦盖上公司印章，即表示公司背书，授予文件法律效力。因此，正确使用公司印章对企业的生存至关重要，因为不当使用可能导致严重后果。有关公司印章的更多信息，您可以浏览我们以前的博客帖子：公司印章在中国的重要性。

印章管理服务包括哪些项目？

印章和证书授权管理

协助授权：我们帮助贵公司指定一名授权联系人，负责管理和使用公司印章和证书。
提供管理专家：我们指派专业印章和证书管理专家（保管人），确保使用过程安全有序。

印章和证书的使用

使用请求：您的授权联系人或其他员工可以根据业务需求向我们的管理专家（保管员）提交使用请求。
执行：经授权联系人确认后，我们的专家将根据要求处理印章或证书的使用。

使用记录和跟踪

严格记录：我们仔细记录每一次印章或证书的使用情况，包括使用的文件、时间、目的和其他相关信息等细节。
长期记录保存：我们提供使用记录的长期存储，以确保您的文档的完整性和可追溯性。

定期报告服务

详细的月度报告：每个月，我们都会编制并生成全面的报告，详细说明所有印章和证书的使用情况，并向贵公司提供反馈和更新。
优化建议：我们分析数据并提供建议，以帮助贵公司进一步规范和改进其使用流程。

通过提供这些服务，我们确保贵公司的印章和证书管理专业、合规、高效，在优化操作工作流的同时将风险降至最低。

选择西蒙服务后如何使用公司印章？

印章授权确认

授权准备：我们协助贵公司准备和建立授权矩阵文件，以明确印章管理的权限，并确保明确界定所有相关方的责任。
签署和确认：我们帮助您完成授权文件的签署，并确保我们的保管人正确记录最终版本。

印章使用流程

申请协助：贵公司的员工可以提交一份印章使用申请，附上一份需要盖章的文件副本，同时我们确保将所有申请副本发送给授权审批人和我们的印章保管人。我们将协助将原始文件提交给托管人办公室进行处理。
批准和盖章：我们的印章保管人验证授权并确认盖章要求，包括印章类型、份数和文件详细信息。我们将仔细地在文件上盖上印章，创建盖章文件的扫描副本，并记录所有使用记录。
文件交付：我们将加盖印章的文件交付给指定的收件人或地址，并通过电子邮件通知您的团队，以确保该过程完全完成。

印章借阅流程

申请和移交管理：我们指导您的团队填写借用申请表，说明用途、借用期限和其他详细信息，并将申请提交给您公司的授权批准人。
经批准后，我们的保管人将编制移交清单，并确保印章安全转移。
归还验证：在归还印章后，我们会验证其状况，更新使用记录，并确保对贵公司印章进行适当的控制和问责。

通过这些全面的服务，我们使您的企业能够安全、高效地管理印章，并完全遵守相关法规。